Lecture 5 minutes. Il est important de garder les personnes de votre communauté informées de vos activités de consultation. L’envoie de courriels à partir de votre plateforme Cocoriko est un moyen efficace de communiquer régulièrement avec votre communauté.
Vous pouvez cibler trois listes pour l’envoie de vos courriels:
Liste de la communauté -> tous ceux qui ont coché la case pour accepter de recevoir des courriels. Cette liste est toujours disponible et vous pouvez communiquer avec les personnes à propos de n’importe quel sujet. Elles ont explicitement accepté de recevoir des courriels de votre part.
Liste de participants à une consultation -> tous ceux qui ont voté (et peut-être commenté). Cette liste inclut tous les courriels de participants, même ceux qui n’ont pas coché la case pour accepter que vous utilisiez leur adresse courriel. Comme elles ont participé, ces personnes ont implicitement acceptées de recevoir des courriels de votre part. Pour respecter la loi 25, vous devez communiquer uniquement au sujet de cette consultation spécifique. De plus, cette liste est disponible seulement pendant 6 mois.
Liste d’abonnés à un projet -> tous ceux qui ont choisi de s’abonner dans un module Abonnement dans un projet. Lorsque vous créez une page de projet, vous pouvez ajouter le module Abonnement au projet. Les personnes s’inscrivent explicitement pour recevoir de l’information à propos de ce projet. Vous pouvez leur écrire pour leur donner des mises à jour.
L’envoie de courriel peut être utile dans plusieurs situations et vous trouverez ci-dessous deux exemples concrets.
Boucler la conversation
En menant une consultation avec votre communauté, vous avez débuter une conversation à propos d’un sujet qui les intéresse. Dès que la consultation est terminée, votre communauté peut consulter les résultats dans la section à cet effet sur votre plateforme.
Par contre, peu de gens pensent à revenir sur une consultation et les participant.e.s peuvent sentir que leur contribution a été inutile. Dans certains cas, les gens développe une certaine fatigue des consultations. Une manière de contrer ce phénomène est de démontrer à votre communauté que leur participation a été utile et considérée. Un des meilleurs moyens pour le faire est de boucler la conversation. Voici deux exemples:
- Utilisez la liste des participants à une consultation pour leur partager le rapport final de la consultation ou les actions/décisions qui ont découlé de la consultation. Montrez-leur que la consultation à servi à faire progresser votre projet!
- Utilisez la liste de la communauté pour envoyer périodiquement un courriel à tous les participants sur votre plateforme pour leur faire part des résultats ou de l’impact de vos consultations dans les processus de prise de décision
Inviter à participer à nouveau
Taux de participation: Lorsqu’une personne de votre communauté participe à une consultation, il y a de fortes chances qu’elle soit intéressée à d’autres consultations que vous publiez sur votre plateforme. Vous pouvez utiliser la liste de la communauté pour envoyer un courriel périodique les invitant à participer à nouveau à une consultation qui est disponible sur votre plateofme. Combinez ce message avec les messages qui vous permettent de boucler la boucle (point 2 ci-haut !).
Mur à idées: Lorsque vous publiez un mur à idées, vous acceptez les propositions de la part de votre communauté. C’est excitant de voir les idées émergées! Toutefois, une personne qui vient à un moment précis pour voter ou rédiger une idée, n’aura nécessairement le réflexe de revenir pour voir les nouvelles idées qui seront ajoutées suite à sa participation. Utilisez la liste des participants pour inviter les personnes qui se sont déjà exprimées à visiter à nouveau votre mur à idées pour voter sur les nouvelles propositions! Astuce: vous pouvez retirer l’option d’ajouter une proposition pour la dernière semaine afin de compiler seulement des votes.
L’objectif de l’envoie de courriels est de tenir votre communauté informée. Vous devez trouver l’équilibre entre l’envoie appropriée de courriels et une surcharge d’information. C’est la principale raison que l’envoie de courriel est limité aux administeurs et administratrices de votre plateforme. Si vous avez des éditeurs et qu’ils souhaitent envoyer un courriel à la liste des participants, ces personnes doivent vous remettre le texte pour que vous puissiez envoyer le courriel en leur nom.
Pour plus d’information sur la manière d’envoyer un courriel cliquez ici.